Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DS-GVO zum vhs-Kursfinder-Paket

1. Einleitung

Der Deutsche Volkshochschul-Verband e. V. (DVV), Königswinterer Straße 552 b, 53227 Bonn stellt allen Volkshochschulen, die einen vhs-Kursfinder-Vertrag mit dem DVV abgeschlossen haben, die zentrale vhs-Kursfinder-Datenbank zur Verfügung, in die sie regelmäßig ihr komplettes Kursprogramm einspeisen können. Die Kurse werden über den vhs-Kursfinder auf www.volkshochschule.de per Suchfunktion auffindbar gemacht.

Der vhs-Kursfinder ist eine Suchmaschine für vhs-Weiterbildungsangebote und basiert auf der umfangreichsten Kursdatenbank Deutschlands. Er bündelt Kursangebote aus ganz Deutschland und ermöglicht eine einfache und komfortable Suche nach vhs-Kursen – bundesweit wie regional.

Grundlage des vhs-Kursfinders ist die vhs-Kursfinder-Datenbank, in die teilnehmende Volkshochschulen ihre Kursdaten über die Schnittstelle Open-vhs regelmäßig einspeisen. Die Schnittstelle ist kompatibel mit allen gängigen Kursverwaltungsprogrammen, so dass es für die regelmäßige Übertragung Ihrer Kursdaten die vhs-Kursfinder-Datenbank keiner zusätzlichen Programme bedarf. Zusätzlich werden die Kursdaten der vhs auch in den Weiterbildungsdatenbanken vieler Bundesländer ausgespielt.

Volkshochschulen, die kein Kursverwaltungsprogramm verwenden, können ihre Kursdaten per Upload einer ausgefüllten Excel-Datei in die vhs-Kursfinder-Datenbank übertragen.

Um den Volkshochschulen die Administration ihrer Mandanten und den Datenupload in die vhs-Kursfinder-Datenbank so einfach wie möglich zu machen, stellt der DVV eine Administrations-Oberfläche, das Kunden-Admin-Tool zur Verfügung.

Wer Hilfe benötigt oder Fragen rund um das vhs-Kursfinder-Paket hat, kann ein Ticket-System des DVV nutzen oder eine E-Mail an den DVV schreiben.

2. Zwecke der Verarbeitung

Sämtliche Administrationsvorgänge innerhalb der vhs-Kursfinder-Pakets sollen digitalisiert werden, um Vertragsabschlüsse und das Rechnungswesen zu vereinfachen. Hierzu dient das Kunden-Admin-Tool, welches den Volkhochschulen eine einfache Administration Ihres Mandanten ermöglicht.

3. Funktionen des Kunden-Admin-Tools

Bei dem Kunden-Admin-Tool handelt es sich um ein Webinterface, in dem die Volkshochschulen eigenständig ihren Mandanten verwalten können, abhängig von der jeweiligen Nutzerrolle.

1. Startseite: Unter dem Reiter Startseite werden regelmäßig Neuigkeiten und relevante Informationen sowie Systemmeldungen veröffentlicht und per E-Mail an zugeordnete Nutzer weitergeleitet.
2. Stammdatenpflege: Unter dem Reiter Stammdaten können berechtigte Nutzer Kontaktdaten sowie Adressdaten und die verwendete Kursverwaltungssoftware (relevant für statistische Zwecke, Weiterentwicklung und Support) pflegen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben obliegt der jeweiligen Volkshochschule. Der DVV hinterlegt in den Stammdaten die Login-Informationen (Token und GUID) für den Kursdatenupload über die Schnittstelle Open-vhs.
3. Datenupload: Unter dem Reiter Datenupload können Kurse per Upload einer ausgefüllten Excel-Datei in die vhs-Kursfinder-Datenbank übertragen werden. Ein Übertragungsprotokoll zeigt den Verlauf der Übertragung sowie Übertragungsfehler an. Volkshochschulen, die eine Kursverwaltungssoftware für die Übertragung ihrer Kurse in die vhs-Kursfinder-Datenbank nutzen, sehen hier den Verlauf der Übertragung ihrer Daten sowie Hinweise zu Übertragungsfehlern.
   Auf der Seite Datenweitergabe unter dem Reiter Datenupload ist eine Liste der vhs-LV sowie der Projekte und Kooperationspartner des DVV zu finden, die über die Schnittstelle Open-vhs einen lesenden Zugriff auf die vhs-Kursfinder-Datenbank haben.
4. Meine Verträge: Unter dem Reiter Meine Verträge können berechtigte Nutzer Vertragsdaten der vhs einsehen. Verträge werden als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Vertragliche Kontakte werden per E-Mail und per Meldung auf der Startseite des Benutzerkontos im Kunden-Admin-Tool über eventuelle Vertragsänderungen informiert. Die Daten Vertragsbeginn und Vertragsende können seitens des zugehörigen vhs-LV sowie des DVV eingesehen werden, um die Teilnahme am vhs-Kursfinder zu bewerben, bzw. entsprechende Fördermittel zu vergeben sowie das Angebot an den Stand der Technik anzupassen.
5. Meine Rechnungen: Unter dem Reiter Meine Rechnungen können die zugehörigen Rechnungen zur Nutzung des vhs-Kursfinders eingesehen werden. Die Rechnungen werden als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Vertragliche Kontakte und Rechnungskontakte werden per E-Mail und per Meldung auf der Startseite des Benutzerkontos im Kunden-Admin-Tool über neue Rechnungen informiert.
6. Hilfe: Unter dem Reiter Hilfe sind Anleitungen und Hilfestellungen für den Umgang mit dem Kunden-Admin-Tool, dem Datenupload in die vhs-Kursfinder-Datenbank, Hinweise zu vhs-Kursfinder-Werbematerialien, die Produkt-Broschüren „Der vhs-Kursfinder“ und „Der vhs-Markenauftritt“ sowie die Anforderungen der Schnittstelle Open-vhs als downloadbare PDF-Dateien hinterlegt.
7. Profilreiter: Unter dem Profilreiter können Profileinstellungen durch den Nutzer selbst verwaltet werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben obliegt dem Nutzer. Je nach Nutzerrolle besteht die Möglichkeit weitere Benutzer für die Nutzung einzuladen.
   Je nach Aufgabengebiet können Nutzern hier entsprechende Nutzerrollen zugeordnet werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben und die Einhaltung des Datenschutzes obliegt der jeweiligen Volkshochschule. Ausschließlich Mitarbeiter der vhs sowie Personen und Institutionen, an die durch die vhs Verwaltungstätigkeiten delegiert wurden, gehören dem berechtigten Nutzerkreis des Kunden-Admin-Tools an (z. B. bei der Verwaltung von E-Rechnungen).

4. Verarbeitung personenbezogener Daten

Um eine Nutzerrolle um Kunden-Admin-Tool einzurichten, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Die Nutzerrollen werden durch einen Administrator eines Mandanten (einer Volkshochschule) angelegt und Zugriffsrechte vergeben. Hierzu erhält der jeweilige Nutzer eine E-Mail mit Zugangsdaten.

Beim erstmaligen Betreten der Startseite ist jeder Nutzer verpflichtet ein neues Passwort zu vergeben und die Datenschutzhinweise anzuerkennen. Zur Nutzerrolle gehörende personenbezogene Daten können ausschließlich von berechtigten Nutzern der eigenen Volkshochschule eingesehen werden.

Die Verarbeitung der E-Mail-Adresse dient dem Zweck der Kommunikation mittels der zur Verfügung stehenden Funktionalitäten innerhalb des vhs-Kursfinder-Pakets. Die Verarbeitung von Name und Vorname in Kombination mit der E-Mail-Adresse dient zum Anlegen eines Benutzerprofils.

5. Datenweitergabe an Dritte

a) Datennutzung (Kunden-Admin-Tool)

Um sowohl den Landesverbänden der Volkshochschulen (vhs-LV) und dem DVV die Möglichkeit zu geben die Teilnahme am vhs-Kursfinder zu bewerben, bzw. um entsprechende Fördermittel zu vergeben sowie das Angebot an den Stand der Technik anzupassen, erhalten die vhs-LV und der DVV im Kunden-Admin-Tool einen Zugriff auf Ausschnitte der Stammdaten (Adresse der vhs) und Vertragsdaten (Beginn, Ende) sowie den Verlauf der Datenübertragung und Übertragungsfehler der Volkshochschulen.

vhs-LV können dabei jeweils nur die Daten der dem Landesverband zugeordneten vhs einsehen.

b) Datennutzung (vhs-Kursfinder-Datenbank)

vhs-LV sowie Projekte und Kooperationspartner des DVV erhalten die Möglichkeit, über die Schnittstelle Open-vhs lesend auf die vhs-Kursfinder-Datenbank zuzugreifen und die kursbeschreibenden Metadaten beispielsweise in ihre eigene Datenbank zwischenzuspeichern und auf ihrer Webseite zu veröffentlichen.

Zweck der Datenverarbeitung ist jeweils – analog zum vhs-Kursfinder – die Verbesserung der Auffindbarkeit aktuell verfügbarer Kursangebote durch die interessierte Öffentlichkeit.

Um die Funktionsfähigkeit der Schnittstelle Open-vhs zu überwachen, stehen dem vhs-LV sowie den Projekten und Kooperationspartnern des DVV die Liste der ausgewählten vhs zur Verfügung, inklusive der Information, ob aktuelle Veranstaltungen übertragen wurden.

Eine Liste der vhs-LV sowie der Projekte und Kooperationspartner des DVV, die über die Schnittstelle Open-vhs einen lesenden Zugriff auf die vhs-Kursfinder-Datenbank haben, ist im Kunden-Admin-Tool unter dem Reiter Datenupload auf der Seite Datenweitergabe zu finden.

6. Auftragsverarbeiter

Als Auftragsverarbeiter im Zusammenhang mit der Nutzung des vhs-Kursfinder-Pakets kommen nachfolgende Dienstleister zum Einsatz. Diese können, im Rahmen der Durchführung von Leistungen (z. B. Support, Entwicklung), Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus wurde mit den Dienstleistern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen.

7. E-Mail-Anfragen

Bei Fragen zum vhs-Kursfinder oder zu Rechnungs- und Vertragsthemen können Sie per E-Mail Kontakt mit dem DVV aufnehmen. Hierzu stehen die folgenden E-Mail-Adressen zur Verfügung.

• kursfinder@dvv-vhs.de (Fragen zum vhs-Kursfinder-Paket an den DVV)
• buchhaltung@dvv-vhs.de (Fragen an die Buchhaltung des DVV)

Im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihr Anliegen zu beantworten.

8. Ticket-System für technische Anfragen

Zur Erfassung und Bearbeitung Ihrer technischen Support-Anfragen zum Kunden-Admin-Tool, zum vhs-Kursfinder auf www.volkshochschule.de, zur vhs-Kursfinder-Datenbank und zur Schnittstelle Open-vhs nutzen wir das Ticket-System „osTicket“, das uns ermöglicht, Ihre Anfragen schnellstmöglich im Support-Team zu bearbeiten. Das Ticket-System ist online erreichbar unter der Adresse ticket.vhs-kursfinder.de.

Support-Anfragen werden über das Ticketsystem „osTicket“ erfasst und durch unseren Dienstleister A&B One Kommunikationsagentur GmbH bearbeitet.

Folgende personenbezogene Daten werden standardmäßig bei der Erstellung eines Support-Tickets erfasst und verarbeitet:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Beschreibung des Problems (Text und ggf. Dateien, z. B. Screenshots)
• Ihre Telefonnummer (optional)
• Zuordnung zu einem vorgegebenen sog. „Hilfethema“
• ID-Nummer Ihres Tickets im Ticket-System

Die von Ihnen übermittelte E-Mail-Adresse wird in unserem Ticket-System unabhängig vom einzelnen Support-Ticket als so genannter „Auftraggeber“ erfasst.

Bei der Ersterstellung des Tickets erfolgt eine Speicherung oben genannter Daten als Gast-Account. Gast-Accounts bieten im Wesentlichen die Möglichkeit, zeitlich befristet, den kompletten Verlauf des zugehörigen Tickets einzusehen, zu bearbeiten und zu ergänzen. Ein Login in das Ticketsystem geschieht hier durch einen Klick auf einen Ticket-Link mit Authentifizierungsinformationen, welche dem Nutzer mit jeder E-Mail des Ticketsystems mitgeschickt wird, oder alternativ durch einen Login mit E-Mail-Adresse und Ticket-Nummer. Die Zeit der Inaktivität, nach der ein automatischer Logout stattfindet, beträgt 30 Minuten. Für diese Funktionalität wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt.

9. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen sowie berechtigter Interessen Dritter gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Die Vereinfachung / Verwaltung von Vorgängen im Zusammenhang mit der vhs-Kursfinder-Infrastruktur sowie die Wartung, Weiterentwicklung und Bewerbung unseres Angebotes sind solche berechtigten Interessen.

Personenbezogene Daten (E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname) werden zudem benötigt, um vhs-Kursfinder-Kunden per E-Mail oder per Meldung über Neuigkeiten rund um die vhs-Kursfinder-Infrastruktur (z. B. Vertragsänderungen, Rechnungen, Fehlermeldungen zum letzten Kursupload in die vhs-Kursfinder-Datenbank) zu informieren.

10. Betroffene Personen

Von der Datenverarbeitung betroffene Personen sind sämtliche Nutzer des Kunden-Admin-Tools und des Ticket-Systems.

11. Dauer der Speicherung

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder nur so lange, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Wenn Sie gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch eingelegt haben, erfolgt die sofortige Löschung der Daten, sofern keine schutzwürdigen Interessen einer Löschung entgegenstehen. Schutzwürdige Interessen sind z. B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen, an die der DVV gebunden ist.

Administratoren der Volkshochschulen können Nutzerkonten eigenständig löschen, soweit es sich dabei nicht um das Administrator-Konto handelt. Im Falle einer Löschung des Administrator-Kontos wenden Sie sich bitte an den DVV bzw. an den Support über das Ticketsystem.

12. Betroffenenrechte

Sie können zu jeder Zeit Ihre Betroffenenrechte gemäß Art. 15 ff., 77 DS-GVO gegenüber ihrer zugehörigen vhs wahrnehmen. Diese sind:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Recht des Widerrufs Ihrer Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie Ihre Betroffenenrechte wahrnehmen möchten oder wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Datenschutzbeauftragten bei Ihrer Volkshochschule.